В том, что автоматизация регламентированного учета необходима, убежден любой, кто хотя бы раз с ним сталкивался, особенно – работники бухгалтерии. Но вот, что именно нужно для этого сделать, какие шаги необходимо предпринять, все это знает далеко не каждый руководитель.

Нужно точно понимать, что автоматизацию управления деятельностью компании невозможно внедрить без автоматизации бухгалтерского учета. Отметим, что начинать внедрение автоматизации управления следует именно с автоматизации бухучета. Такой вывод обусловлен следующими обстоятельствами:

• те задачи, которые стоят перед бухучетом имеют четкую структуру, подчиняются известным и простым алгоритмам решения, в которых преобладают математические операции;
• именно бухучет занимается сбором и регистрацией всех данных, касающихся хозяйственных операций. Эти собранные данные требуются другим управленческим структурным подразделениям компании;
• все сторонние организации, перед которыми бухгалтерия предприятия должна отчитываться (Пенсионный фонд, налоговые инспекции и т.д.), требуют предоставление отчетной документации в электронном виде.

Практическое внедрение автоматизации 1С

Перед тем, как начать практическую реализацию такого важного мероприятия, как автоматизация бухгалтерского учета, необходимо решить, так называемые, общие вопросы. Существует два варианта внедрения. Первый – это когда при автоматизации бухучета, ориентируются на уже существующую структуру бухгалтерии. Так как в этой ситуации будет выполнена лишь небольшая модернизация методов работы, то риски и затраты на это минимальны.

При втором варианте полностью пересматривается организационная и функциональная составляющая структурных подразделений, происходит перераспределение должностных обязанностей, производится разработка новых информационных коммуникативных связей. В этом случае эффективность работы компании существенно возрастает, однако все эти мероприятия требуют детального анализа и тщательной проработки.

Направления автоматизации бухучета

При выборе направления автоматизации бухучета определяется выбор программного обеспечения, с помощью которого будет вестись автоматический бухучет:

• создание автоматического бухучета с использованием специализированных программ для офиса, например, пакет ПО Microsoft Office. Данное направление, как правило, выбирается для использования в небольших компаниях и предприятиях. Программное обеспечение является недорогим и доступным. Правда, требует предварительного ручного ввода документов, создания их форм, разработку систем таблиц и графиков;
• автоматизация бухгалтерского учета с использованием специализированных прикладных бухгалтерских программ. На данный момент на рынке имеется большой выбор такого программного обеспечения. Это наиболее удобное направление, так как одновременно с приобретением данного ПО, фирмы-продавцы также настроят, окажут помощь при внедрении программ, обучат сотрудников пользованию ими;
• третье направление автоматизации бухгалтерского учета заключается в разработке специализированных программ сторонними компаниями, специально для конкретного предприятия. Реализация мероприятий в этом направлении требует длительных временных и больших финансовых затрат. Именно по этой причине, автоматизация бухучета в третьем направлении, целесообразна на крупных предприятиях, компаниях с большим количеством филиалов и структурных подразделений. При этом необходимо обеспечить непосредственное участие главного бухгалтера в разработке ПО, чтобы были учтены все нюансы и потребности бухгалтерии.